MICE Thượng Hải - Hàng Châu là tuyến phù hợp cho doanh nghiệp muốn kết hợp hội họp, gặp gỡ đối tác, city tour và trải nghiệm văn hóa Trung Quốc trong một chương trình ngắn. Thượng Hải tạo ấn tượng bằng skyline và nhịp kinh doanh hiện đại; Hàng Châu cân bằng bằng Tây Hồ, trà và không gian tiếp khách nhẹ nhàng hơn.

Với lịch trình 4 ngày, chương trình cần được vận hành kỹ hơn tour du lịch thông thường. Đoàn doanh nghiệp thường có nhiều nhóm khách, yêu cầu giờ giấc rõ, chứng từ minh bạch, phòng họp đúng chuẩn và kịch bản gala không được trễ. Điểm cần chốt sớm gồm danh sách khách, chuyến bay, khách sạn, phòng họp, xe, tàu cao tốc, bữa ăn và quà tặng.

Ngày 1: đến Thượng Hải và welcome dinner

Ngày đầu tập trung vào đón sân bay, nhận phòng và ổn định đoàn. Nếu đoàn chia nhiều chuyến bay, cần tách danh sách theo khung giờ, có biển đón và số điện thoại trưởng nhóm. Buổi tối phù hợp cho welcome dinner nhẹ, giới thiệu chương trình và nhắc các mốc giờ quan trọng.

Ngày 2: họp chính và city tour Thượng Hải

Buổi sáng ngày thứ hai nên dành cho phiên họp chính, workshop hoặc hội nghị khách hàng. Phòng họp cần kiểm tra trước về âm thanh, màn hình, máy chiếu, ánh sáng, micro, sơ đồ chỗ ngồi và teabreak. Nếu có phiên dịch, livestream hoặc trình chiếu video, cần chạy thử kỹ thuật trước giờ đón khách.

Buổi chiều có thể city tour Bến Thượng Hải, khu Lục Gia Chủy hoặc một điểm văn hóa ngắn. Đoàn đông cần điểm hẹn rõ, xe đón đúng vị trí và thời gian chụp ảnh tập thể vừa đủ. Buổi tối có thể tổ chức gala hoặc dinner tri ân. Kịch bản nên gọn, đúng giờ và không kéo quá dài.

Ngày 3: tàu cao tốc đến Hàng Châu

Tàu cao tốc là điểm nhấn tốt cho đoàn MICE, nhưng cần điều phối chặt. Vé, hộ chiếu, cửa vào ga, giờ tập trung và phân nhóm hành lý phải được thông báo rõ. Tại Hàng Châu, đoàn có thể tham quan Tây Hồ, dùng bữa trưa hoặc tổ chức site visit ngắn. Nếu có khách VIP, nên bố trí xe riêng hoặc khu vực chờ thuận tiện hơn.

Ngày 4: tổng kết và bay về

Ngày cuối nên dành cho tổng kết nhẹ, mua quà và ra sân bay. Nếu bay từ Thượng Hải, cần tính thời gian tàu hoặc xe quay lại thành phố. Nếu bay từ Hàng Châu, cần xác nhận sân bay, giờ trả phòng và lịch xe sớm. Trưởng đoàn nên có danh sách phòng, số kiện hành lý, xe phụ trách và số điện thoại điều phối tại từng điểm.

Chọn khách sạn và ngân sách

Khách sạn MICE cần xét vị trí, sức chứa phòng họp, khu vực đón xe, thang máy, bữa sáng, khả năng phục vụ đoàn và khoảng cách đến ga hoặc sân bay. Đừng chỉ so sánh số sao; một khách sạn gần điểm họp, có phòng chức năng ổn và staff quen đoàn quốc tế thường hiệu quả hơn lựa chọn đẹp nhưng khó vận hành.

Ngân sách nên tách rõ vé máy bay, khách sạn, phòng họp, ăn uống, xe, tàu cao tốc, gala, hướng dẫn, phiên dịch, quà tặng, kỹ thuật và dự phòng. Với Trung Quốc, cần kiểm tra sớm phương thức thanh toán, hóa đơn, đặt cọc và điều kiện đổi hủy để tránh xử lý bị động tại hiện trường.

Checklist vận hành trước khi đi

Trước ngày khởi hành, cần khóa manifest, thông tin hộ chiếu, chuyến bay, vé tàu, phân phòng, phân xe, timeline, kịch bản MC, file trình chiếu, menu, backdrop, quà tặng và phương án liên lạc. Hộ chiếu, visa hoặc điều kiện nhập cảnh phải được kiểm tra theo nguồn chính thức gần ngày đi. Senora Travel có thể thiết kế tuyến này theo mục tiêu hội họp, khen thưởng, site visit hay tri ân đối tác.