Chính sách quyền riêng tư Senora

1. Đơn vị chịu trách nhiệm và phạm vi

Công ty TNHH Senora Travel Global (“Senora”, “chúng tôi”) cung cấp các công cụ chăm sóc khách hàng, quản lý marketing và vận hành nội bộ mang tên Senora CRM Marketing, Senora Chat và Senbot.

• Mã số doanh nghiệp: 0110523468
• Website: https://senoratravel.vn
• Hệ thống CRM: https://crm.senoratravel.vn
• Hệ thống Chat: https://chat.senoratravel.vn
• Email liên hệ về dữ liệu cá nhân: info@senoratravel.vn
• Điện thoại: 0945 33 22 88
• Địa chỉ liên hệ: Tháp B, The Light, 27 Tố Hữu, Phường Đại Mỗ, Hà Nội.

Chính sách này giải thích việc xử lý dữ liệu khi bạn gửi biểu mẫu liên hệ trên website, liên hệ Fanpage của Senora, trao đổi với nhân viên, gửi yêu cầu tư vấn, sử dụng tài khoản nội bộ hoặc tương tác với BOT trong các nhóm được phép. Dữ liệu đơn hàng, booking và doanh thu được đề cập ở đây là dữ liệu được nhập hoặc đồng bộ vào CRM từ các nguồn được cấp quyền.

Các nền tảng như Facebook, TikTok, Zalo, Lark và dịch vụ AI có chính sách riêng cho hoạt động do họ trực tiếp thực hiện. Chính sách này mô tả phần xử lý do Senora thực hiện; không thay thế chính sách của các nền tảng đó.

2. Dữ liệu được xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu phù hợp với chức năng đang được sử dụng và phạm vi quyền được cấp:

Nếu bạn gửi hình ảnh, hồ sơ hành khách hoặc tài liệu có dữ liệu cá nhân qua hội thoại/tệp đính kèm, nội dung đó có thể được lưu cùng quá trình chăm sóc. Vui lòng chỉ cung cấp thông tin cần thiết và có quyền cung cấp thông tin của người đi cùng. Không gửi mật khẩu, mã OTP hoặc thông tin thẻ thanh toán đầy đủ qua các kênh này.

3. Mục đích và căn cứ xử lý

Dữ liệu được sử dụng để tiếp nhận và trả lời yêu cầu, tư vấn chương trình du lịch, duy trì lịch sử chăm sóc, phân công nhân viên, hỗ trợ xử lý nghiệp vụ, tổng hợp báo cáo và đo lường hiệu quả marketing. Ví dụ, hệ thống có thể đối chiếu mã quảng cáo với nguồn yêu cầu và dùng số điện thoại để liên kết yêu cầu với đơn hàng, phục vụ báo cáo và kiểm tra chất lượng dữ liệu.

Chúng tôi cũng sử dụng thông tin tài khoản và nhật ký để kiểm soát quyền truy cập, xác thực kết nối, phòng ngừa thao tác sai, khắc phục sự cố và giải quyết yêu cầu liên quan dữ liệu cá nhân.

Senora xác định căn cứ xử lý phù hợp cho từng hoạt động, bao gồm sự đồng ý khi pháp luật yêu cầu, việc thực hiện yêu cầu/thỏa thuận với bạn, nghĩa vụ pháp lý và các trường hợp xử lý khác được pháp luật cho phép. Việc xem chính sách hoặc tiếp tục dùng website không tự thay thế sự đồng ý cần được lấy riêng. Cấp quyền cho ứng dụng Facebook cũng không đồng nghĩa đồng ý nhận mọi hình thức quảng cáo của Senora.

Nếu triển khai hoạt động tiếp thị cần sự đồng ý riêng, chúng tôi phải cung cấp thông tin phù hợp và cách từ chối/rút lại sự đồng ý. Việc từ chối hoạt động tùy chọn có thể không ảnh hưởng đến phần dịch vụ không cần dữ liệu đó.

4. Facebook Login, Messenger và bình luận

Nhân viên đăng nhập Facebook tại giao diện của Meta. Senora sử dụng thông tin danh tính, quyền và token mà Meta cấp để xác định các Trang có thể làm việc; chúng tôi không yêu cầu nhập mật khẩu Facebook vào CRM hoặc Chat.

Hệ thống kết nối các Trang được doanh nghiệp lựa chọn để nhận/đồng bộ hội thoại và bình luận, trả lời bằng danh tính Trang, hiển thị hồ sơ khách hàng và đo lường hoạt động được phép. Quyền Facebook và quyền nội bộ Senora được kiểm tra theo phạm vi chức năng. Việc liên kết Facebook cá nhân không phải quyền đọc hộp thư Messenger cá nhân hoặc danh sách bạn bè của nhân viên.

Dữ liệu có thể được nhập từ lịch sử nền tảng và nhận tiếp qua sự kiện đồng bộ. Tên, ảnh đại diện, bài viết hoặc nguồn quảng cáo chỉ có thể hiển thị khi nền tảng cung cấp và cho phép truy cập. Bản ảnh bài viết đã lưu là bản tại thời điểm ghi nhận, có thể khác nội dung bài viết sau khi được chỉnh sửa.

Nhân viên có tài khoản phù hợp có thể ngắt Facebook cá nhân tại Senora. Người đã cấp quyền ứng dụng có thể thu hồi quyền trực tiếp tại Facebook. Ngắt liên kết cục bộ tại Senora không được hiểu là quyền ứng dụng đã được thu hồi tại Meta. Ngắt kết nối không tự động xóa dữ liệu đã được lưu, và việc ngắt Facebook của một nhân viên không mặc nhiên xóa lịch sử khách hàng thuộc Trang công ty. Khách hàng có thể yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý theo mục 9 và Hướng dẫn yêu cầu xóa dữ liệu, không cần có tài khoản CRM.

5. Zalo, báo cáo nhóm và dịch vụ AI

Quản trị viên lựa chọn nhóm Zalo, loại báo cáo và phạm vi số liệu mà BOT được sử dụng. Tin báo cáo hoặc câu trả lời được gửi vào nhóm sẽ được các thành viên nhóm nhìn thấy; quyền theo nhóm không phải xác thực quyền CRM riêng cho từng thành viên.

Trình kết nối Zalo có thể nhận và xử lý sự kiện của tài khoản trước khi lọc theo nhóm và điều kiện gọi BOT. Chỉ yêu cầu đáp ứng quy tắc trong nhóm được cho phép mới được đưa vào hàng đợi trả lời và ngữ cảnh AI; không mặc định rằng mọi sự kiện tài khoản đều được lưu làm hội thoại BOT hoặc gửi tới AI.

Khi chức năng AI được bật, câu hỏi gọi BOT, phần ngữ cảnh cần thiết của cuộc trao đổi và số liệu tổng hợp được phép có thể được chuyển qua dịch vụ trung gian và nhà cung cấp AI do doanh nghiệp cấu hình, bao gồm ChatGPT/OpenAI khi kết nối đó được sử dụng. Một số yêu cầu, như tra cứu lịch khởi hành, có thể được xử lý trực tiếp từ nguồn dữ liệu được cấu hình mà không cần gọi mô hình AI.

Chức năng này không mặc định chuyển toàn bộ hộp thư Facebook sang AI. Tuy nhiên, thông tin cá nhân được người dùng đưa vào câu hỏi có thể trở thành một phần nội dung được gửi tới nhà cung cấp. Không đưa vào BOT dữ liệu không cần thiết, thông tin của người khác chưa có căn cứ xử lý hoặc nội dung vượt phạm vi nhóm được phép. Việc lưu giữ/sử dụng dữ liệu ở phía dịch vụ AI còn phụ thuộc loại dịch vụ, tài khoản và điều khoản của nhà cung cấp; Senora không coi một tùy chọn kỹ thuật là bảo đảm rằng mọi bên trung gian đều không lưu hoặc không sử dụng dữ liệu cho mục đích khác.

6. Bên được truy cập và chia sẻ

Nhân viên, trưởng phòng và quản trị viên Senora được tiếp cận dữ liệu theo nhiệm vụ và quyền được cấp. Nội dung trao đổi với khách và ghi chú nội bộ được sử dụng cho công việc chăm sóc, quản lý và kiểm tra nghiệp vụ.

Dữ liệu có thể được trao đổi với:

• Meta/Facebook và TikTok: xác thực, truy cập tài sản được cấp, nhận tương tác, gửi trả lời bằng Trang và lấy dữ liệu quảng cáo trong phạm vi kết nối.
• Pancake/POS, Tourwell, Lark Base và Google Sheets: đọc, đồng bộ hoặc đối chiếu thông tin liên hệ, nguồn khách, dữ liệu nghiệp vụ và lịch khởi hành khi kết nối tương ứng được cấu hình. Kết nối biểu mẫu website tới Google Sheets có thể chuyển họ tên, số điện thoại, email, dịch vụ, nội dung/ghi chú, ngày dự kiến, trang nguồn và địa chỉ IP. Luồng relay POS tới Lark riêng chuyển thông tin liên hệ và nguồn khách theo cấu hình.
• Zalo và nhà cung cấp AI/dịch vụ trung gian được cấu hình: vận hành BOT, gửi báo cáo và xử lý câu hỏi theo mục 5.
• Nhà cung cấp email, hạ tầng, lưu trữ và hỗ trợ kỹ thuật: gửi thông báo tiếp nhận yêu cầu, cung cấp môi trường vận hành và hỗ trợ cần thiết theo phạm vi công việc.
• Cơ quan có thẩm quyền hoặc bên liên quan đến yêu cầu pháp lý: trong phạm vi có căn cứ hợp pháp.

Senora không bán dữ liệu cá nhân. Chúng tôi chỉ sử dụng/chia sẻ dữ liệu cho mục đích đã được thông báo và có căn cứ phù hợp; việc cung cấp dữ liệu cho bên khác không được suy rộng từ một lần cấp quyền đăng nhập.

Các dịch vụ kết nối có thể đặt hệ thống tại Việt Nam hoặc nước ngoài. Khi hoạt động xử lý có chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, Senora có trách nhiệm xác định bên nhận, phạm vi, căn cứ và thực hiện các yêu cầu áp dụng. Bạn có thể liên hệ đầu mối tại mục 1 để yêu cầu thông tin về các bên/địa điểm liên quan đến dữ liệu của mình.

7. Cookie và dữ liệu trên thiết bị

CRM/Chat dùng cookie để duy trì phiên đăng nhập và bộ nhớ cục bộ của trình duyệt để ghi nhớ các tùy chọn như âm thanh, giao diện và màu Trang. Bản nháp và cache hội thoại phía trình duyệt trong luồng Chat hiện nằm trong bộ nhớ của tab, không được bảo đảm khôi phục sau khi đóng hoặc tải lại trang. Người dùng có thể đăng xuất, thay đổi cài đặt trình duyệt hoặc xóa dữ liệu trình duyệt; việc này có thể làm mất bản nháp và buộc đăng nhập lại.

Xóa dữ liệu trên trình duyệt không đồng nghĩa xóa dữ liệu đã lưu trên server hoặc nền tảng bên ngoài. Các công cụ theo dõi/quảng cáo tùy chọn, nếu được triển khai, cần được thông báo và quản lý sự đồng ý phù hợp; chính sách này không tự cho phép cài mọi công cụ theo dõi lên thiết bị.

8. Lưu giữ và bảo vệ dữ liệu

Nguyên tắc của Senora là lưu dữ liệu trong thời gian cần thiết cho mục đích đã thông báo, quan hệ dịch vụ, giải quyết yêu cầu/tranh chấp và nghĩa vụ pháp lý áp dụng. Thời gian của từng nhóm dữ liệu được xác định theo tính chất nghiệp vụ và căn cứ lưu giữ; không áp dụng một thời hạn xóa chung cho mọi hội thoại, booking, nhật ký và tệp.

Kho ảnh bài viết có thể giữ bản đã lưu để bảo toàn nguồn tham chiếu. Việc bài gốc thay đổi, liên kết ảnh hết hạn hoặc ứng dụng bị ngắt kết nối không tự xóa bản trong hệ thống. Bình luận bị xóa trên Facebook có thể được đánh dấu đã xóa nhưng không đồng nghĩa mọi nội dung đã lưu được xóa khỏi Senora. Khi xử lý yêu cầu xóa hợp lệ, cần xem xét cả nội dung, thông tin hồ sơ, tệp/ảnh đã lưu và dữ liệu đối chiếu liên quan.

Nếu có bản sao lưu, việc loại bỏ dữ liệu khỏi bản sao cần được xử lý theo vòng đời sao lưu và nghĩa vụ lưu giữ phù hợp; không mặc định rằng xóa một bản ghi đang dùng sẽ đồng thời xóa mọi bản sao hoặc dữ liệu tại bên thứ ba. Phạm vi và phần cần tiếp tục lưu phải được giải thích khi giải quyết yêu cầu.

Hệ thống áp dụng xác thực, phân quyền tài khoản/Trang, kết nối HTTPS, giới hạn truy cập tài nguyên riêng và nhật ký cho các chức năng liên quan. Người dùng cần bảo vệ tài khoản, thiết bị và quyền thành viên nhóm; các biện pháp này không tạo bảo đảm an toàn tuyệt đối hoặc thay thế trách nhiệm xử lý sự cố.

9. Quyền và cách gửi yêu cầu

Theo điều kiện và phạm vi pháp luật áp dụng, bạn có thể yêu cầu được biết về việc xử lý dữ liệu; xem, nhận hoặc chỉnh sửa dữ liệu; rút lại sự đồng ý; phản đối, hạn chế xử lý hoặc yêu cầu xóa; đồng thời thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, yêu cầu bảo vệ quyền lợi và bồi thường khi có căn cứ.

Gửi yêu cầu đến info@senoratravel.vn, tiêu đề “Yêu cầu dữ liệu cá nhân — Senora”. Nêu cách chúng tôi nhận diện dữ liệu liên quan, Trang/kênh bạn đã liên hệ, khoảng thời gian và yêu cầu cụ thể. Chỉ cung cấp thông tin cần thiết để xác minh; không gửi mật khẩu hoặc OTP. Hướng dẫn riêng về xóa dữ liệu nằm tại Hướng dẫn yêu cầu xóa dữ liệu.

Chúng tôi tiếp nhận, xác minh chủ thể/phạm vi, xử lý theo thời hạn pháp luật áp dụng và phản hồi kết quả. Nếu một phần dữ liệu phải tiếp tục được lưu theo căn cứ hợp pháp, chúng tôi thông báo lý do và phạm vi; quyền rút lại sự đồng ý không làm mất hiệu lực của hoạt động xử lý hợp pháp đã thực hiện trước đó. Việc không cung cấp hoặc yêu cầu xóa dữ liệu cần thiết có thể ảnh hưởng đến dịch vụ liên quan, và cần được giải thích cụ thể.

10. Dữ liệu của trẻ em và người đi cùng

Tài khoản quản trị/nội bộ không được thiết kế cho trẻ em tự sử dụng. Nếu thông tin về trẻ em hoặc người đi cùng được cung cấp để tư vấn/xử lý nhu cầu du lịch, người cung cấp cần có quyền đại diện/căn cứ phù hợp. Việc xử lý dữ liệu trẻ em phải tuân thủ các yêu cầu áp dụng đối với trẻ em và người đại diện hợp pháp; không coi việc một người gửi tài liệu là bằng chứng đủ cho mọi mục đích sử dụng.

11. Cập nhật chính sách và liên hệ

Khi thay đổi mục đích xử lý, nhóm dữ liệu, dịch vụ kết nối hoặc cách thực hiện quyền, Senora cập nhật chính sách và ghi ngày có hiệu lực. Trường hợp cần thông báo hoặc lấy sự đồng ý riêng, việc đăng phiên bản mới không thay thế các bước đó.

Mọi câu hỏi hoặc phản ánh về dữ liệu cá nhân có thể gửi tới info@senoratravel.vn hoặc 0945 33 22 88.